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Presupuesto y viáticos de una gira: cómo llevar el control sin perder plata
9 de octubre de 2026 · Claudio Gracian Carrozza
Por Claudio Carrozza — Fundador de RiderZero y tecladista de Los Auténticos Decadentes, con más de 20 años girando por Latinoamérica, Estados Unidos y Europa.
En una gira, la plata no se pierde en un gran error: se escapa en cien chicos. Un cambio de vuelo de último momento, una noche de hotel extra, viáticos que nadie registró, un adelanto que el promotor jura que pagó. Si no llevás el control en el momento, al final del tour te faltan números y nadie se acuerda de qué pasó. Llevar el presupuesto ordenado no es burocracia: es la diferencia entre que una gira deje plata o la queme.
Las partes de un presupuesto de gira
Un presupuesto de gira se arma por categorías, y conviene separar lo fijo de lo variable para saber dónde podés ajustar si las cosas se ponen difíciles.
| Categoría | Qué entra |
|---|---|
| Transporte | Vuelos, nightliner/van, combustible, peajes, alquiler de vehículos. |
| Alojamiento | Hoteles por noche y por persona, días de viaje y días libres incluidos. |
| Viáticos (per diems) | El diario de cada integrante del crew para comidas y gastos personales. |
| Producción | Backline de alquiler, crew local, insumos técnicos. |
| Honorarios | Músicos, crew, tour manager, FOH y monitores. |
| Varios / contingencia | Un colchón para lo imprevisto — siempre lo hay. |
Viáticos (per diems): simple pero prolijo
El viático es el monto diario que recibe cada persona del crew para sus gastos. La clave no es el número —eso depende del país y del acuerdo— sino el registro: cuánto, a quién, qué días. Cuando cruzás monedas (empezás en pesos, seguís en euros, terminás en dólares), llevar esto en la cabeza es imposible. Definí el per diem por persona y por día desde el arranque, y dejá registrado cada pago. Un viático que no quedó anotado es un viático que vas a terminar pagando dos veces o que va a generar una discusión al final.
Controlar los gastos en la ruta
El presupuesto que armaste en la oficina es una estimación. Lo que importa es lo que gastás de verdad, y eso pasa en la ruta, en el momento. El hábito que más plata salva es registrar el gasto cuando ocurre —no al final de la semana cuando ya nadie se acuerda del ticket—. Sacarle una foto al comprobante y anotar a qué show o día corresponde toma diez segundos y te ahorra horas de reconstrucción después.
El settlement: cerrar sin sorpresas
El settlement es el cierre de números de cada show con el promotor: lo acordado, los adelantos, los gastos deducibles y el neto. Si durante la gira registraste los ingresos (garantía, porcentaje de taquilla, adelantos) y los gastos a medida que ocurrieron, el settlement es revisar una lista. Si no, es una noche entera tratando de reconstruir qué pasó con recibos arrugados y memoria selectiva.
Cómo llevarlo ordenado desde el primer día
No necesitás un sistema contable complejo: necesitás un lugar único donde el presupuesto, los viáticos y los gastos vivan al lado de cada show y cada día de la gira, y que todo el que tenga que cargar o consultar un número lo haga en el mismo lado. Cuando los gastos están atados a los eventos reales de la gira —y no en una planilla aparte que nadie actualiza— el control deja de ser una tortura de fin de tour y se vuelve algo que hacés sobre la marcha, sin pensarlo.
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